Pere Cerdá, gerent de VI3: «El paper ja no és al centre de les oficines»

Analitzem el futur de les impressores i de com els documents circulen en els centres de treball de la mà d'una empresa sabadellenca especialitzada en el sector de la informàtica

Pere Cerdá, gerent de VI3
Pere Cerdá, gerent de VI3 | Cedida
25 de maig del 2018
Actualitzat el 29 de maig a les 14:09h
Cada dia passem hores i hores amb un telèfon mòbil a la mà, una tauleta digital, o picant un ordinador, i la prova és que ara mateix teniu algun d'aquests dispositius al davant per llegir aquest article. Això ha deixat enrere les muntanyes de papers que diàriament s'utilitzaven a les empreses per passar a full les innumerables dades que ara podem tenir emmagatzemades en un arxiu i dur-les d'escriptori en escriptori amb un enviament de dades massiu o amb un llapis de memòria.

Això ens duu a qüestionar-nos: desapareixerà la impressora tal i com la tenim ideada en oficines i centres de treball? N'hem buscat algunes respostes amb Pere Cerdá, gerent de l'empresa VI3, empresa vinculada amb el món de la informàtica de Sabadell amb una cartera de clients centrada principalment al Vallès, i un dels principals distribuïdors de la firma HP a Catalunya. 

- Està realment en perill d'extinció la impressora d'oficina?

- La societat digitalitzada en la que vivim està en continua evolució, la innovació tecnològica a tots els nivells és un repte. Si això és així, per què hauria de ser diferent en l’àmbit de la impressió?. La impressora no està desapareixent, està evolucionant.
Les noves tecnologies han permès a l’usuari accedir a tot tipus  d’informació des de qualsevol lloc de manera ràpida i senzilla, els llocs de feina ja no son estàtics, qualsevol espai es pot transformar en una oficina ocasional, gràcies a suports com portàtils, tauletes i smartphones. Ara el que és important és el volum d’informació, com hi accedim i com la compartim de forma segura i organitzada.

Ja no parlem únicament de documents impresos sinó de documents en general. És per això que la gestió documental és el següent pas natural. En aquest moment els equips multifunció ens ajuden a digitalitzar els documents, d’una manera estructurada i accessible,  o imprimir-los, depenent de l’ús que en vulguem fer.  Amb aquestes capacitats digitals la còpia analògica ha pràcticament desaparegut i només resta una presència residual en el dia a dia de les empreses.

L’ús massiu del paper és passat i vivim en un entorn on conviuen documents digitals i documents en paper. S’imprimeix un percentatge molt inferior de tota la informació a la que tenim accés però el volum d’aquesta informació ha crescut de manera exponencial. El resultat és que, a la pràctica, la quantitat de documents impresos continua creixent.

És un moment de canvi, la digitalització, la modificació en els costums d’impressió i la consciència mediambiental, han donat pas a un canvi en el usos d’impressió i això impacta en el que els usuaris demanem als equips d’impressió.

- Com han canviat els usos de la informàtica a nivell empresarial? Afecta la irrupció de les tecnologies portàtils dels darrers anys?

- No cal dir que la velocitat a la que està canviant el paisatge de les TIC (tecnologies de la informació i comunicació) està impulsant la necessitat per a les organitzacions a adaptar-se a una nova forma de treballar dins i fora de l’oficina.

Això significa que els actors del mercat de l’entorn de l’oficina (fabricants i distribuïdors d’equips d’impressió i digitalització, PCs i servidors, distribuïdors de material d’oficina, proveïdors de serveis o de solucions de software, etc) hem de proporcionar els productes i serveis necessaris als nostres clients per a que funcionin de la forma desitjada i més eficaç possible.

Les organitzacions necessiten gestionar i accedir a la informació a través de diferents dispositius ja siguin mòbil o tan estàtics com un PC de sobre taula, i ho han de fer en un entorn de màxima seguretat. La mobilitat, el núvol i els reptes de seguretat associats i les dades massives (o Big Data), no només estan impulsant aquest canvi; també serveixen com a camí per abordar moltes de les noves dinàmiques creades en l’entorn d’oficina actual.

La quantitat d'informació emmagatzemada per l'organització típica continua creixent i no de manera concentrada. La majoria es consumeix a través de dispositius mòbils que hi ha d’accedir de forma segura fent que els documents impresos siguin ja la excepció.

- Quin és el procés de transformació tecnològica que implica directament a les tecnologies d'impressió?

- El paper ja no és al centre de les oficines i no és el suport on s’emmagatzema la informació crítica dels negocis. Aquest rol el comparteix amb els documents generats i guardats de manera digital. La impressió massiva i el seu arxiu físic han donat pas a la gestió dels documents i ha canviat la manera en com accedim a la informació i en com la guardem i compartim. A més, l’eix central de l’oficina ja no només és el PC o el servidor, ara el cloud juga també un paper fonamental.

La impressió, per tant, ha hagut de donar resposta a aquesta evolució oferint maneres d’obtenir els documents desitjats, des dels orígens on guardem la informació i amb els dispositius escollits pels usuaris. Hem passat de una necessitat de impressió en dispositius locals i no connectats, a la impressió compartida a través de xarxes locals fins arribar a la necessitat de potents solucions d’impressió mòbil.

A més a més el profund procés de digitalització i l’orientació de les empreses a implantar una estratègia de gestió documental que doni resposta a l’increment exponencial de la informació disponible requereixen de nous i més sofisticats equips multifunció. Aquests han d’ajudar a resoldre la necessitat de transformar la manera de emmagatzemar i compartir la informació, amb fluxos de treball que permetin a l’usuari digitalitzar o emmagatzemar al destí escollit (local, compartir, sharepoint, discos durs virtuals, etc).

Les habitacions plenes d’arxius han passat a la història. Per tant, l’objectiu actual és limitar la l’impacte de la impressió al mínim imprescindible i, per això, els equips, la tecnologia i les solucions d’impressió han de donar una resposta eficient per aconseguir-ho.

El “paper del paper” ha canviat radicalment. Les noves eines que l’avenç tecnològic ens proporciona ha facilitat la comunicació i la manera en com compartim la informació

La transformació tecnològica de la impressió d’oficina no ha vingut únicament de la mà de l’evolució tècnica. En els últims anys les polítiques mediambientals  i un canvi social profund en vers el medi ambient, han portat a modificar els nostres hàbits d’impressió amb l’objectiu de voler minimitzar l’ús de paper, el consum energètic, les emissions contaminants i la petjada de carboni.

En aquest àmbit HP ha fet un important treball amb la reconeguda tecnologia d’injecció de tinta HP PageWide, que redueix fins un 55% la petjada de carboni respecte a un equip de tecnologia làser tradicional equivalent. Aquests equips consumeixen fins a un 84% menys d’energia i compleixen amb els estrictes requisits de la ISO que regula les Sales Blanques (Clean Room) per entorns especialment dissenyats per a obtenir mínims nivells de contaminació, que els equips làser mai han pogut aconseguir.

- El paper del paper, ha canviat? El suport digital (iPads, telèfons intel·ligents, etc) ha agafat lloc al paper?

- El “paper del paper” ha canviat radicalment. Les noves eines que l’avenç tecnològic ens proporciona ha facilitat la comunicació i la manera en com compartim la informació. D’una altra manera seria realment difícil poder compartir l’ingent quantitat de documents als que actualment tenim accés. Ja no comuniquem en paper, si no en altres suports digitals més ràpids, amb menor petjada de carboni (que mesura de l'impacte que les nostres activitats tenen en el medi ambient) i més econòmics.

El paper, en aquest sentit, juga un paper secundari quan, anys enrere, era el principal suport per a qualsevol tipus de comunicació. Ha passat de ser el centre de l’oficina a ser una excepció.

A això s’afegeix la necessitat del control dels costos empresarials per obtenir major competitivitat en un mon globalitzat, així com l’augment de la consciència de respecte al medi ambient que impulsen les millores tecnològiques per la reducció d’emissions, embalatges, consum elèctric o us del paper. La nostra empresa, malgrat ésser un jugador del sector de la impressió, té implantades solucions per la reducció de l’impacte de la impressió en el nostre compte d’explotació.

En un recent estudi  de l’AIIM (Association for Information and Image Management, www.aiim.org) el 46% dels enquestats manifestaren que la major millora de la productivitat individual per a la majoria dels seus processos empresarials és eliminar el paper.

Tot i així continua havent necessitats i sectors professionals on el document en paper continua jugant un paper clau i, de moment, no es veu la substitució definitiva per suport digital, per exemple allà on es necessiten signatures en paper (contractes, documents notarials, justificants de lliurament, entorn legal, documentació administrativa, etc.), on els usuaris ho prefereixen per una millor comprensió del contingut o allà on es facilita el treball offline. Encara avui, l'espai mitjà ocupat a les oficines per emmagatzemar el paper és del 13,5% (2014).

- Quin és la manera com entén aquesta transformació la vostra empresa?

- Per VI3 aquest es un canvi clau que venim observant des que les innovacions tecnològiques ens han facilitat el consum d’informació als nivells actuals. Al pertànyer al sector TIC estem acostumats a l’evolució i innovació continues i a com integrar-les en al nostra proposta als clients.
 
Un cop incorporades en la nostra estratègia empresarial (havent adquirit la formació necessària i haver analitzat les millors opcions que l’amplia oferta del mercat ens ofereix) les traslladem als nostres clients oferint-los tant nous equips que els permetin reduir costos i recursos, com solucions adequades pel seu entorn de treball. Estem ajudant, per exemple, a les empreses a migrar al cloud , a tenir la seva infraestructura monitoritzada o implantar solucions de manteniment preventiu. Volem liderar conjuntament amb el client l’evolució digital integral del seu negoci. Nosaltres mateixos hem implantat aquestes solucions a la gestió del nostre propi negoci.

En un entorn on el volum d’informació creix tantíssim, la seguretat s’està convertint en un tema clau. Garantir la seguretat d’aquesta informació s’ha convertit en un dels objectius clau de la nostra proposta als clients. Per protegir-la i garantir la seva integritat hem de poder garantir la protecció dels equips i les solucions que les empreses utilitzen tant en el entorn de la impressió com de la gestió global de la seva infraestructura.

- Quin tipus de suports logístics oferiu? Com marca la diferència per a una empresa tenir un bon suport?

- VI3 creu en la relació continuada amb el client. No li proporcionem únicament un equip i després els deixem en mans de la sort i el temps de garantia. Aquesta no es la nostra forma de treballar i els nostres clients ho saben.  És per això que tant en l’àrea d’impressió com de sistemes informàtics proposem Servei Gestionats que, apart del subministrament del hardware, afegim tot el nostre coneixement per donar el suport proactiu que el nostre client necessita. Tenim voluntat de ser el responsable de la seva infraestructura i volem treballar conjuntament amb el recurs TI del client per assolir l’objectiu de productivitat i eficiència que ens hem marcat conjuntament.

Però no únicament volem treballar amb la màxima confiança dels nostres clients sinó també del fabricant de referència que distribuïm, HP (líder indiscutible de solucions de impressió i informàtica per a empreses) Per nosaltres el més important es la confiança en els nostres serveis per part dels clients però també la del fabricant de referència que distribuïm, HP (líder indiscutible de solucions de impressió i informàtica per a empreses),
Finalment, la proximitat, el poder tractar amb un únic interlocutor, l’atenció personalitzada dels nostres assessor i tècnics, l’accés directe a un gran fabricant com és HP i la a la seva tecnologia, donen com a resultat una alta especialització per part del nostre equip que beneficia directament al nostre client.

- Expliqueu-nos la vostra aliança amb HP, un dels principals clients.

- HP és el fabricant líder mundial d’equips i solucions d’impressió empresarial i d’informàtica empresarial. La nostra relació amb ells ha estat llarga i molt profitosa des de la fundació de la nostra empresa al 1994, essent des de llavors el nostre fabricant de referència. Avui dia prop del 75% de la nostra facturació està relacionada directa o indirectament amb els seus productes, ja sigui perquè els comercialitzem, hi donem suport tècnic o perquè hi implantem solucions.

És difícil que el paper desaparegui del tot, ha estat present, ho està i crec que ho estarà en el futur
 
A VI3 som HP Gold Partner per petites i mitjanes empreses a la zona del Vallés Oriental i Occidental. Aquest certificat reconeix el nostre compromís amb HP, a més d’acreditar el nostre coneixement dels productes i solucions de la marca. Els nostres professionals certificats HP mantenen actualitzats els seus coneixements sobre tota la gama de productes i disposen de l’experiència per desenvolupar, donar suport i servei de solucions HP, assegurant l’excel·lència de nostre servei al client.
 
El fet de tenir una relació tan estreta amb un fabricant com HP ens fa poder accedir a la seva tecnologia, gaudir de formació continua i poder optar a condicions molt avantatjoses  que acabaran beneficiant als nostres clients.  A més la relació amb la marca és tan pròxima que moltes vegades els nostres interlocutors semblen una extensió del nostre propi equip.

- Com veieu el futur, serà totalment tecnològic? El paper, les notes, les impressions… serà per als més nostàlgics i romàntics, o serà part del nostre dia a dia, per molt que hi hagi pantalles a les butxaques?

- És difícil que el paper desaparegui del tot, ha estat present, ho està i crec que ho estarà en el futur. El que és indubtable és que el seu ús acabarà per ser excepcional en la comunicació empresarial i personal, però seguirà present a la nostra societat. Exemple d’això son els llibres digitals. Molts utilitzem aquest suport per gaudir de la lectura, però la resistència de moltíssims usuaris a deixar de llegir llibres impresos és del tot coneguda.

Un altre exemple és la fotografia. Que el suport digital s’ha imposat i que és consumeix massivament és un fet evident però l’augment de número de fotografies que fem (gràcies a la revolució tecnològica de les càmeres digitals primer i dels smartphones després) han fet aflorar una nova manera d’imprimir-les. Ara seleccionem i exigim un acabat diferent, però continuem agraint poder veure les nostres millors fotografies en paper. Els laboratoris fotogràfics han passat de revelar fotografies a editar llibres fotogràfics de qualitat, per exemple.

Aquesta resistència la trobem també en l’entorn empresarial i res indica que hagi de desaparèixer. Tots els estudis seriosos sobre l’evolució de l’ús del paper (ja sigui a l’oficina o a casa) indiquen que molts dels documents que actualment s’imprimeixen no han trobat encara  el suport o solució adequada que els doni la utilitat, facilitat o validesa que l’usuari desitja. Es cert que tot arribarà, però en alguns casos els propis hàbits dels usuaris no permeten l’evolució ja sigui per resistència o per necessitat.