08
de maig
del
2015
L'Ajuntament de Terrassa incorporarà a partir d'ara instruccions internes de treball per a una millor gestió i usos del temps, a proposta de la comissió de seguiment del Pla estratègic dels usos del temps. L'alcalde de Terrassa, Jordi Ballart, ha signat un decret per a l'aplicació d'aquestes directrius.
El conjunt d'instruccions se centra principalment a facilitar normes i criteris per a l'organització de reunions, per tal que siguin d'aplicació en totes les trobades de treball que habitualment celebren els diferents serveis municipals, però també amb l'objectiu de fer extensius aquests criteris i normes a les sessions en què, a més de treballadors municipals i/o càrrecs electes, participen també tercers, com ara els diferents consells municipals o escolars, taules de debat o participatives, etc.
Entre altres instruccions, el decret estableix que les reunions s'han de celebrar sempre que sigui possible dins de l'horari laboral habitual del servei organitzador de la trobada i que la convocatòria ha d'especificar no només l'hora d'inici sinó també la de finalització. També indica la necessitat de convocar les sessions amb una antelació mínima de 72 hores, per tal de permetre una gestió eficient de les agendes personals i, en el cas que s'hagin de desconvocar amb menys de 24 hores d'antelació, qui l'hagi convocat haurà d'assistir-hi per a atendre les persones que no hagin pogut assabentar-se'n i hi arribin. Tanmateix, s'hauran d'evitar les reunions espontànies que estiguin fora d'una convocatòria formal.
D'altra banda, el decret incideix també en la conveniència de buscar alternatives a les reunions mitjançant solucions tecnològiques que permetin compartir informació sense necessitat d'organitzar trobades presencials, com ara rodes telefòniques multilaterals, llistes de distribució de correu electrònic, núvols de trobada d'informació o videoconferències. Per contra, durant les trobades presencials s'ha d'evitar l'ús de dispositius tecnològics que puguin dilatar la durada de la reunió, com ara telèfons mòbils.
El conjunt d'instruccions remarca també la necessitat d'iniciar les reunions a l'hora fixada, en consideració i respecte a les persones que han estat puntuals a la convocatòria, i preveure que una persona s'encarregui de moderar i gestionar els torns de paraula.
La comissió de seguiment del Pla estratègic dels usos del temps establirà un sistema d'observació i monitoratge d'aquestes instruccions per tal d'avaluar el compliment i efectivitat d'aquestes instruccions. L'Ajuntament de Terrassa va aprovar el 2011 el Pla estratègic dels usos del temps, un document que conté més de cent accions concretes per a facilitar a la ciutadania la millora del rendiment del seu temps, amb l'objectiu d'aconseguir una harmonització dels usos del temps, adaptant-los a les necessitats de la societat. Per tal d'impulsar el desenvolupament del pla, es va crear una comissió de seguiment presidida per la regidora d'Usos del Temps, Almudena Almagro, i integrada per personal directiu de diferents serveis municipals, que es reuneix periòdicament.
El conjunt d'instruccions se centra principalment a facilitar normes i criteris per a l'organització de reunions, per tal que siguin d'aplicació en totes les trobades de treball que habitualment celebren els diferents serveis municipals, però també amb l'objectiu de fer extensius aquests criteris i normes a les sessions en què, a més de treballadors municipals i/o càrrecs electes, participen també tercers, com ara els diferents consells municipals o escolars, taules de debat o participatives, etc.
Entre altres instruccions, el decret estableix que les reunions s'han de celebrar sempre que sigui possible dins de l'horari laboral habitual del servei organitzador de la trobada i que la convocatòria ha d'especificar no només l'hora d'inici sinó també la de finalització. També indica la necessitat de convocar les sessions amb una antelació mínima de 72 hores, per tal de permetre una gestió eficient de les agendes personals i, en el cas que s'hagin de desconvocar amb menys de 24 hores d'antelació, qui l'hagi convocat haurà d'assistir-hi per a atendre les persones que no hagin pogut assabentar-se'n i hi arribin. Tanmateix, s'hauran d'evitar les reunions espontànies que estiguin fora d'una convocatòria formal.
D'altra banda, el decret incideix també en la conveniència de buscar alternatives a les reunions mitjançant solucions tecnològiques que permetin compartir informació sense necessitat d'organitzar trobades presencials, com ara rodes telefòniques multilaterals, llistes de distribució de correu electrònic, núvols de trobada d'informació o videoconferències. Per contra, durant les trobades presencials s'ha d'evitar l'ús de dispositius tecnològics que puguin dilatar la durada de la reunió, com ara telèfons mòbils.
El conjunt d'instruccions remarca també la necessitat d'iniciar les reunions a l'hora fixada, en consideració i respecte a les persones que han estat puntuals a la convocatòria, i preveure que una persona s'encarregui de moderar i gestionar els torns de paraula.
La comissió de seguiment del Pla estratègic dels usos del temps establirà un sistema d'observació i monitoratge d'aquestes instruccions per tal d'avaluar el compliment i efectivitat d'aquestes instruccions. L'Ajuntament de Terrassa va aprovar el 2011 el Pla estratègic dels usos del temps, un document que conté més de cent accions concretes per a facilitar a la ciutadania la millora del rendiment del seu temps, amb l'objectiu d'aconseguir una harmonització dels usos del temps, adaptant-los a les necessitats de la societat. Per tal d'impulsar el desenvolupament del pla, es va crear una comissió de seguiment presidida per la regidora d'Usos del Temps, Almudena Almagro, i integrada per personal directiu de diferents serveis municipals, que es reuneix periòdicament.